Vaga Para Diretor de Administração e Procurement

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Instituição: World Vision

Responsabilidades chave:

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1. Pedidos de Aprovisionamento

  • Participar no processo de planificação anual, contribuindo com informação relacionada com preços de itens principais
  • Após a conclusão da planificação anual, identificar a necessidade de serviços e bens que podem ser providênciados ou processados a nível do distrito e processos que precisa de ir para província ou a nível Nacional. Enviar os processos para provincia e para aprovisionamento a nivel nacional para elaborar um plano global consolidado de acquisição.
  • Receber as requisições de compras com base no plano distrital e dos programas; submeter para província as requisições que não podem ser processadas localmente.
  • Completar as ordens de compras locais e guarantir e obtenção das aprovações necessárias;
  • Verificar se todas as codificações estão correctamente preenchidas antes de proceguir.

 

2. Vendedores e Fornecedores

  • Manter e atualizar a base de dados dos existente e potenciais fornecedores, incluindo registros de desempenho
  • Realizar pesquisas de mercado trimestral para guarantir a precisão e actualização de preços para fins de orçamento para que a World Vision possa usufruir dos melhores preços disponíveis no mercado
  • Conduzir deligencias apropriadas aos processos dos potenciais vendedores e fornecedores incluindo referencias, visitas ao domicilio e dados históricos
  • Fazer recomendações ao Comitê de Compras e ao Coordenador de Finanças e Serviços de Apoio relacionados aos potênciais fornecedores, reconhecendo o custo e desemphenho passado.
  • Providenciar informações de preços para os projectos na realização de planificação anual

3. Aquisição

Para os itens que não necessitam de ter processo de licitação:

  • Submeter ordens de compra para os fornecedores, garantido que toda papelada necessário é providenciada.
  • Receber as mercadorias dos fornecedores, verificar a qualidade de produtos, e assegurar que a nota de confirmação de recepção de bens seja compilada.
  • Processar os pagamento submetendo a documentação necessária para Finanças; acompanhar o andamento dos progresso de pagamentos a fim de manter boas relações com fornecedores.
  • Organizar a distribuição de bens para os departmentos que requisitaram/ou para os projectos; asssegurar que toda papelada necessária de entrega de bens para os projectos esteja em ordem

 

4. Controlo de Estoque

  • Para os itens que são usados regularmente no escritório distrital , tais como artigos de papelaria, manter um fornecimento regular com o fornecedor preferencial
  • Manter uma quantidade necessária de estoque para guarantir que as necessidades depatamental podem ser atendidas rapidamente
  • Manter documentação do estoque e registos de distribuição das recepções pelos diferentes departamentos.
  • Manter o armazem/ economato em boas condições, gerindo qualquer equipa de pessoal de armazem ou trabalhadores eventuais para assegurar que os registos no armazem/ economato são feitos de acordo com os padrões da World Vision

 

5. Capacidade Organizacional e Sistemas

  • Assegurar um profundo conhecimento de sistemas de cadeia de aprovisionamento e procedimentos
  • Dar orientação e treinamento de staff do distrito involvindos na aquisição a nivel distrital concernentes aos procedimentos da cadeia de fornecimento
  • Fazer recomendações das mudanças de sistemas e procedimentos onde for necessário para melhorar a eficiência
  • Implementar mudanças nos sistemas por indicação do escritório Nacional

 

6. Frota e Apoio ao Escritório

  • Operar o sistema de gestão da frota, uso de cota de combustível, controlo e sistemas de comunicação de acidentes; produzir relatório mensal desses.
  • Recolher os pedidos de uso de viaturas, alocar viaturas e motoristas para uso de forma a optimizar o apoio conforme necessidades dos várias departamentais de escritório distrital.
  • Monitorar o estado das viaturas e assegurar que as manutenções necessárias sejam feitas para que as viaturas estejam em bom estado; Assegurar a ligação com os Serviços Provincial de Apoio para garantrir que as manutenções são feitas.
  • Gestão de asset a nivel do distrito, incluindo registos de assets, actualização de inventário e verificação fisica de procedimentos de abate.
  • Fazer arranjos e organizar requisitos de accomodação e pick ups para os visitantes
  • Supervisionar serventes e guardas para garantir que as instalações estejam limpas e duma forma ordeira

 

7. Relatórios

  • Preparar documentação de todas as actividades de aprovisionamento numa base mensal; Submeter o relatório para o responsável de Financas a nivel do Distrito/ o coordenador de Serviços de Apoio acompanhado com uma copia para o Coordenador Provincial de aprovisionamento.
  • Preparar os dados mensais para o sistema de acompanhamento de aquisições e submeter num formato exigido para o coodenador da Cadeia de Aprovisionamento.
  • Recolher e reportar os dados necessários num sistema electronico de aprovisionamento,

 

8. Outro

  • Embora esta descrição de tarefas pretenda ser um reflexo preciso dos deveres/obrigações que decorrem desta posição, a World Vision reserva- se o direito de adicionar, retirar ou alterar as tarefas quando for necessário.
  • Transmitir os valores cristãos da World Vision e demostrar a qualidade de vida spiritual exemplar para os outros
  • Participar nas devoções semanais

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Para se candidatar a esta vaga visite worldvision.wd1.myworkdayjobs.com.

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