Vaga Para Assistente de programa (m/f)

A PATH é uma organização global sem fins lucrativos dedicada a alcançar a equidade na saúde. Com mais de 40 anos de experiência em parcerias multissetoriais e com expertise em ciência, economia, tecnologia, advocacia e dezenas de outras especialidades, a PATH desenvolve e amplia soluções inovadoras para os desafios de saúde mais prementes do mundo:

A PATH agora procura recrutar para a função Assistente de Programa no projeto Hilton 4 com as seguintes responsabilidades:

Responsabilidades:

Finança

• Processamento de pagamentos de contas de rotina, – táxi, aluguel de veículos e aluguel de escritórios, hospedagem de funcionários e parceiros
• Coordenar o cadastramento de novos prestadores de serviço
• Auxiliar na conclusão de orçamentos de treinamento e workshop para projetos
• Apoiar o planejamento do trabalho e os esforços orçamentários, fornecendo insumos administrativos solicitados pela equipe PATH.
• Processar e monitorar aprovações de pedidos de compra e enviar aos clientes
• Verificar as faturas recebidas dos fornecedores e processar os pedidos de pagamento
• Monitorar pagamentos a fornecedores e acompanhar recebimentos

Administração

• Avaliar e preparar solicitações de aquisição, incluindo consumíveis, artigos de papelaria, para utilização do projeto
• Atender, encaminhar e entrar em contato com a equipe de referência da chamada recebida nos celulares do escritório
• Agendar reuniões, incluindo compras, suporte para garantir locais, alimentação, suprimentos e necessidades de equipamentos;
• Apoiar a equipe técnica na preparação de agendas, compilação e organização de materiais de referência relevantes.
• Auxiliar diariamente no preenchimento de formulários administrativos, formulários de refeições para conferências e formulários de despesas comerciais.
• Monitore a correspondência do escritório por meio do livro de registros de entrada e saída.
• Atender aos visitantes
• Apoiar a equipe técnica e administrativa nos escritórios da PATH nos EUA, conforme necessário.
• Recebendo e distribuindo atas e monitorando as atividades de acompanhamento.
• Trabalhe com a equipe do projeto para apoiar e hospedar eventos locais do projeto.
• Suporte ao administrador do site no gerenciamento do escritório – monitoramento da Internet, uso da impressora, disponibilidade de água potável, limpeza do espaço de trabalho
• Atualizar lista de fornecedores anualmente; solicite o feedback da equipe sobre os fornecedores e auxilie na identificação de novos fornecedores conforme necessário para garantir um serviço adequado.
• Auxiliar com traduções simples do inglês para o português e vice-versa.
• Organizar, montar, reproduzir, encadernar e distribuir relatórios, correspondência e outros materiais.
• Mantenha a lista de contatos de e-mail do projeto e divulgue atualizações mensais do projeto e outras comunicações para contatos relevantes.
• Gerenciar e atualizar regularmente o sistema de arquivamento eletrônico do escritório para armazenar documentos, fotos, vídeos e outros materiais do projeto
• Coordenar serviços de design gráfico e impressão.

Preparação para workshop/treinamento/reunião

• Auxiliar no agendamento de reuniões e treinamentos, preparando e entregando materiais relevantes para reuniões, fazendo anotações de reuniões ou fazendo documentação audiovisual de reuniões.
• Coordenar a logística de treinamentos, reuniões e outros eventos do projeto – por exemplo, orçamento, aquisição e garantia de locais, aquisição de suprimentos e materiais, alimentação, fornecimento de diárias aos participantes e organização de transporte.

Preparação de viagem

• Coordenar as providências de viagem (domésticas e internacionais) de funcionários do escritório, visitantes e participantes de treinamentos ou workshops – incluindo redigir cartas-convite, reservar acomodações em hotéis, fazer reservas de voos e providenciar embarques/desembarques no aeroporto.
• Auxiliar no processamento da papelada pré e pós-viagem e garantir a adesão às políticas de viagem da PATH.
• Atualize a programação de viagens de entrada e saída regularmente
• Sob a supervisão do SADM coordenar a alocação de transporte de veículos PATH

Experiência Necessária

• Bacharel em Administração de Empresas, Gestão ou Contabilidade
• Mínimo de 2 anos de experiência trabalhando com ONGs internacionais e agências doadoras.
• Fluência em inglês e português.
• Conhecimento e utilização do Business World / Agresso uma vantagem acrescida
• Excelentes habilidades de comunicação e informática.
• Disponibilidade e disponibilidade para viajar quando necessário.

Marcado como: PATH