Vaga Para Diretor de Administração e Procurement

Responsabilidades chave:

1. Pedidos de Aprovisionamento

• Participar no processo de planificação anual, contribuindo com informação relacionada com preços de itens principais
• Após a conclusão da planificação anual, identificar a necessidade de serviços e bens que podem ser providênciados ou processados a nível do distrito e processos que precisa de ir para província ou a nível Nacional. Enviar os processos para provincia e para aprovisionamento a nivel nacional para elaborar um plano global consolidado de acquisição.
• Receber as requisições de compras com base no plano distrital e dos programas; submeter para província as requisições que não podem ser processadas localmente.
• Completar as ordens de compras locais e guarantir e obtenção das aprovações necessárias;
• Verificar se todas as codificações estão correctamente preenchidas antes de proceguir.

2. Vendedores e Fornecedores

• Manter e atualizar a base de dados dos existente e potenciais fornecedores, incluindo registros de desempenho
• Realizar pesquisas de mercado trimestral para guarantir a precisão e actualização de preços para fins de orçamento para que a World Vision possa usufruir dos melhores preços disponíveis no mercado
• Conduzir deligencias apropriadas aos processos dos potenciais vendedores e fornecedores incluindo referencias, visitas ao domicilio e dados históricos
• Fazer recomendações ao Comitê de Compras e ao Coordenador de Finanças e Serviços de Apoio relacionados aos potênciais fornecedores, reconhecendo o custo e desemphenho passado.
• Providenciar informações de preços para os projectos na realização de planificação anual

3. Aquisição

Para os itens que não necessitam de ter processo de licitação:

• Submeter ordens de compra para os fornecedores, garantido que toda papelada necessário é providenciada.
• Receber as mercadorias dos fornecedores, verificar a qualidade de produtos, e assegurar que a nota de confirmação de recepção de bens seja compilada.
• Processar os pagamento submetendo a documentação necessária para Finanças; acompanhar o andamento dos progresso de pagamentos a fim de manter boas relações com fornecedores.
• Organizar a distribuição de bens para os departmentos que requisitaram/ou para os projectos; asssegurar que toda papelada necessária de entrega de bens para os projectos esteja em ordem

4. Controlo de Estoque

• Para os itens que são usados regularmente no escritório distrital , tais como artigos de papelaria, manter um fornecimento regular com o fornecedor preferencial
• Manter uma quantidade necessária de estoque para guarantir que as necessidades depatamental podem ser atendidas rapidamente
• Manter documentação do estoque e registos de distribuição das recepções pelos diferentes departamentos.
• Manter o armazem/ economato em boas condições, gerindo qualquer equipa de pessoal de armazem ou trabalhadores eventuais para assegurar que os registos no armazem/ economato são feitos de acordo com os padrões da World Vision

5. Capacidade Organizacional e Sistemas

• Assegurar um profundo conhecimento de sistemas de cadeia de aprovisionamento e procedimentos
• Dar orientação e treinamento de staff do distrito involvindos na aquisição a nivel distrital concernentes aos procedimentos da cadeia de fornecimento
• Fazer recomendações das mudanças de sistemas e procedimentos onde for necessário para melhorar a eficiência
• Implementar mudanças nos sistemas por indicação do escritório Nacional

6. Frota e Apoio ao Escritório

• Operar o sistema de gestão da frota, uso de cota de combustível, controlo e sistemas de comunicação de acidentes; produzir relatório mensal desses.
• Recolher os pedidos de uso de viaturas, alocar viaturas e motoristas para uso de forma a optimizar o apoio conforme necessidades dos várias departamentais de escritório distrital.
• Monitorar o estado das viaturas e assegurar que as manutenções necessárias sejam feitas para que as viaturas estejam em bom estado; Assegurar a ligação com os Serviços Provincial de Apoio para garantrir que as manutenções são feitas.
• Gestão de asset a nivel do distrito, incluindo registos de assets, actualização de inventário e verificação fisica de procedimentos de abate.
• Fazer arranjos e organizar requisitos de accomodação e pick ups para os visitantes
• Supervisionar serventes e guardas para garantir que as instalações estejam limpas e duma forma ordeira

7. Relatórios

• Preparar documentação de todas as actividades de aprovisionamento numa base mensal; Submeter o relatório para o responsável de Financas a nivel do Distrito/ o coordenador de Serviços de Apoio acompanhado com uma copia para o Coordenador Provincial de aprovisionamento.
• Preparar os dados mensais para o sistema de acompanhamento de aquisições e submeter num formato exigido para o coodenador da Cadeia de Aprovisionamento.
• Recolher e reportar os dados necessários num sistema electronico de aprovisionamento,

8. Outro

• Embora esta descrição de tarefas pretenda ser um reflexo preciso dos deveres/obrigações que decorrem desta posição, a World Vision reserva- se o direito de adicionar, retirar ou alterar as tarefas quando for necessário.
• Transmitir os valores cristãos da World Vision e demostrar a qualidade de vida spiritual exemplar para os outros
• Participar nas devoções semanais

Marcado como: World Vision-Moçambique (WV-Moç)