Visão geral do cargo:

O assistente administrativo presta serviços de escritório através da implementação de sistemas administrativos, procedimentos e políticas, e monitoriza projectos administrativos a nível do terreno. Além disso, o assistente administrativo irá gerir a experiência dos visitantes, cumprimentando-os, dando-lhes as boas-vindas e encaminhando-os adequadamente.

Descrição das funções

Gestão do escritório

Receber os visitantes, saudando-os, pessoalmente ou por telefone; responder ou encaminhar os pedidos de informação.
Assegurar um ambiente de escritório limpo e higiénico, sem pó e organizado
Gestao da manutencao de todos equipamentos e reparacao do material de escritorio;
Gestao de encomendas e correspondencias fisicas;
Gestao das actividades e logistica nos escritorios do campo
Gestao de impressao de material como brochuras
Gestao do pessoal de limpeza e seguranca;

Viagens e logística

Coordenar a logística das viagens dos visitantes de alta prioridade, incluindo táxis, voos e alojamento
Prestar apoio administrativo e de viagens à equipa de gestão
Ajudar no planeamento e na organização de eventos e reuniões da equipa, incluindo a escolha de locais e a encomenda de alimentos
Estabelecer a ligação com o gestor no terreno e elaborar um plano semanal de deslocação das equipas no terreno
Estabelecer a ligação com a empresa de aluguer de veículos subcontratada e assegurar a disponibilidade de transporte no terreno sempre que necessário (combustível e portagem)
Assegurar que os guardas subcontratados são colocados nos postos de vigia a tempo.
Aplicar o protocolo de encerramento das férias de dezembro e efetuar controlos de segurança pontuais.

Gestão das aquisições e do inventário

Elaborar orçamentos para o material de escritório mensal e pedidos de aquisição.
Manter um registo das existências de todo o material de escritório e do inventário interno no terreno
Em consulta com o gestor, efetuar todas as reparações e manutenção do equipamento de escritório e do pessoal
Efetuar uma avaliação do equipamento de campo e de escritório e fazer recomendações de substituição do equipamento de escritório e do inventário.
Receber e distribuir equipamento ao pessoal e assegurar o seu reconhecimento
Remeter os pagamentos diversos aos fornecedores e ao pessoal, conforme necessário, e apresentar todas as facturas acima do limite de caixa ao Gestor do procurement para aprovacao e processamento.
Manter um registo de caixa pequeno e prestar contas de todas as despesas
Manter relações com os fornecedores
Participar na verificação dos activos físicos no final do ano e elaborar um relatório sobre os activos.