Vaga Para Assistente Administrativo (m/f)

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Instituição: GiveDirectly

Visão geral do cargo:

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O assistente administrativo presta serviços de escritório através da implementação de sistemas administrativos, procedimentos e políticas, e monitoriza projectos administrativos a nível do terreno. Além disso, o assistente administrativo irá gerir a experiência dos visitantes, cumprimentando-os, dando-lhes as boas-vindas e encaminhando-os adequadamente.

 

Descrição das funções

 Gestão do escritório

  • Receber os visitantes, saudando-os, pessoalmente ou por telefone; responder ou encaminhar os pedidos de informação.
  • Assegurar um ambiente de escritório limpo e higiénico, sem pó e organizado
  • Gestao da manutencao de todos equipamentos e reparacao do material de escritorio;
  • Gestao de encomendas e correspondencias fisicas;
  • Gestao das actividades e logistica nos escritorios do campo
  • Gestao de impressao de material como brochuras
  • Gestao do pessoal de limpeza e seguranca;

Viagens e logística

  • Coordenar a logística das viagens dos visitantes de alta prioridade, incluindo táxis, voos e alojamento
  • Prestar apoio administrativo e de viagens à equipa de gestão
  • Ajudar no planeamento e na organização de eventos e reuniões da equipa, incluindo a escolha de locais e a encomenda de alimentos
  • Estabelecer a ligação com o gestor no terreno e elaborar um plano semanal de deslocação das equipas no terreno
  • Estabelecer a ligação com a empresa de aluguer de veículos subcontratada e assegurar a disponibilidade de transporte no terreno sempre que necessário (combustível e portagem)
  • Assegurar que os guardas subcontratados são colocados nos postos de vigia a tempo.
  • Aplicar o protocolo de encerramento das férias de dezembro e efetuar controlos de segurança pontuais.

Gestão das aquisições e do inventário

  • Elaborar orçamentos para o material de escritório mensal e pedidos de aquisição.
  • Manter um registo das existências de todo o material de escritório e do inventário interno no terreno
  • Em consulta com o gestor, efetuar todas as reparações e manutenção do equipamento de escritório e do pessoal
  • Efetuar uma avaliação do equipamento de campo e de escritório e fazer recomendações de substituição do equipamento de escritório e do inventário.
  • Receber e distribuir equipamento ao pessoal e assegurar o seu reconhecimento
  • Remeter os pagamentos diversos aos fornecedores e ao pessoal, conforme necessário, e apresentar todas as facturas acima do limite de caixa ao Gestor do procurement para aprovacao e processamento.
  • Manter um registo de caixa pequeno e prestar contas de todas as despesas
  • Manter relações com os fornecedores
  • Participar na verificação dos activos físicos no final do ano e elaborar um relatório sobre os activos.

 

Qualificações desejadas:

  • Capacidade de organização e atenção ao pormenor excepcionais
  • Proficiência em MS Excel e Word
  • Integridade e Honestidade
  • Forte espírito de propriedade e capacidade de trabalhar de forma autónoma
  • Fluência em Portugues e Ingles
  • Diploma em gestão de empresas pode ser uma vantagem
  • Experiência anterior em administração de escritório uma vantagem

 

Salario mensal bruto : 56,880.00 MT

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