Vaga Para Gestor(a) de Administração e Finanças (m/f)

TERMOS DE REFERÊNCIA

A  ASSOCIAÇÃO ACTIONAID MOÇAMBIQUE (AAMoz) é uma organização nacional não-governamental, membro afiliado 42 da Federação Internacional ActionAid, que trabalha para o alcance da justiça social, igualdade de género e erradicação da pobreza. Outrossim, é importante referir que outrora existia a ActionAid Internacional, uma delegação da ActionAid do Reino Unido, que iniciou as actividades em Moçambique em 1988, transferindo-as para a Associação ActionAid Moçambique, criada em 2012.

No âmbito da implementação das actividades a nível do programa Nacional, a AAMoz pretende recrutar um Gestor(a) de Administração e Finanças oferecendo um projecto profissional de elevado potencial de realização pessoal e de impacto na sociedade.

Abaixo, é apresentado o escopo da função e os requisitos que o candidato(a) deve reunir para o adequado exercício da mesma.

1. Missão

• Assegurar a salvaguarda dos activos da ActionAid Moçambique, bem como a boa gestão dos diferentes processos contabilísticos, a boa gestão dos diferentes relatórios aos doadores e o pagamento oportuno dos diferentes impostos e compromissos da Organização com entidades governamentais.
• Assegurar a razoabilidade das demonstrações financeiras da ActionAid Moçambique, para a realização de auditorias internas e externas a nível institucional, bem como em nome dos diferentes doadores, quando necessário.
• Assegurar a boa gestão das diferentes operações a nível interno e externo da ActionAid Moçambique.
• Assegurar uma boa gestão na condução do acompanhamento e implementação dos diferentes orçamentos no âmbito da ActionAid Moçambique e Programas Locais de Direitos.

2. Responsabilidades e Tarefas

O Gestor(a) Administração e Finanças será responsável pelas seguintes tarefas no âmbito dos processos transversais de administração e finanças da AAMoz:

No âmbito geral

1.      Apoia a Directora de Administração e Finanças na implementação e avaliação dos controles financeiros da organização, com vista a manter a integridade financeira;

2.      Gere e contribui para o desenvolvimento e a consecução dos objectivos estratégicos da AAMoz e AAI;

3.      Gere os registos de activos fixos e assegura a sua actualização trimestral;

4.      Gere os processos de Aquisições no geral;

5.      Fornece ou garante o suporte logístico e operacional para quaisquer eventos, reuniões ou actividades exigidas;

6.      Assegura que a estratégia financeira a longo prazo do programa do país seja viável;

7.      Analisa e realiza a reconciliação das contas do balanço mensal;

8.       Elabora relatórios financeiros para a equipe de gestão, Actionaid Internacional e doadores;

9.       Realiza a gestão de tesouraria, caixa e contas bancárias;

10.     Elabora orçamentos de projectos financiados por doadores e fundos internos;

11.     Assegura a gestão e monitoria de parceiros/subvencionados em matéria de administração e finanças, incluindo a capacitação dos mesmos;

12.     Gestão de pessoal e avaliação de desempenho;

13.     Participa e facilita a realização de auditorias internas e externas e garante o seguimento das recomendações;

14.     Garante o cumprimento de obrigações legais e estatutárias;

15.     Executa outras tarefas compatíveis com a sua posição que lhe forem incumbidas pelo Gestor(a) de linha.

No âmbito do planeamento financeiro/orçamentação:

16.    Apoia o planejamento anual e o processo de orçamento para permitir a alocação adequada dos recursos de gestão de reservas,

17.    Apoia a Directora de Administração e Finança sobre a estrutura orçamental que permite que os titulares do orçamento possam gerenciar eficazmente os planos.

18.    Fornece suporte diário durante todo o processo de previsão.

19.    Fornece informações financeiras atualizadas aa Directora de Administração e Finanças para planejamento e previsão orçamental

No âmbito do controlo financeiro e elaboração de relatórios financeiros:

20.    Certifica que as demonstrações financeiras são emitidas á tempo e numa base mensal.

21.    Assegura a implementação e avaliação dos sistemas de gestão financeira para manter a integridade financeira da AAMozambique

22.    Garante a conformidade das políticas corporativas da ActionAid internacionais e AAMozambique estabelecidas, relativamente as políticas financeiras e procedimentos de gestão (AFMF).

23.    Implementa e cumpre com os GAAP (Normas de contabilidade geralmente aceites), bem como as diretrizes e normas AAI.

24.    Revê a documentação e lançamentos no sistema SUN

25.    Revê e elabora o desdobramento de ativos e passivos

26.    Elabora os “recharges”

27.    Prepara os pagamentos fiscais

28.    Acompanha os reembolsos de adiantamentos (floats) e outros adiantamentos, garantindo a sua conformidade com as políticas de AAM.

29.    Recepciona e revê os pedidos de pagamentos

30.    Monitora o sistema de arquivos certificando-se de que todos os documentos estão no lugar

31.    Garante que todos impostos (IVA, IRPS, INSS) são processados e pagos atempadamente

32.    Garante que certidões de quitação possam ser emitidas a favor da AAMoz sem restrições

33.    Faz a revisão de relatórios de doadores

34.    Produze relatórios financeiros precisos e em uma base mensal

35.    Produze contas de fim de ano, relatórios anuais e relatórios semestrais de acordo com as políticas contábeis da AAI e AAI e conforme exigido pela legislação local

36.    Garante que o fecho do período de processamento é cumprido como o seguinte: corte de data, processamento de depreciação, acréscimos e provisão, alocações de pré-pagamento e outros ajustes contábeis em conformidade com o GAAP. (princípios de contabilidade geralmente aceites)

No âmbito do procurement:

37.    Garante que os processos de aquisição estejam em conformidade com as políticas da AAMoz

38.    Garante que os processos de aquisição sejam devidamente arquivados em processos facilmente identificáveis

39.    Garante o seguimento dos procedimentos internos

No âmbito das auditorias internas:

40.    Assegura que as demonstrações financeiras sejam preparadas para auditores internos ou externos, conforme necessário.

41.    Coordena de perto com os auditores internos e externos para garantir que os horários de auditoria e as diretrizes sejam cumpridas.

42.    Assegura um acompanhamento adequado e a aplicação de recomendações acordadas por parte dos auditores internos e externos.

No âmbito da gestão da equipa e desenvolvimento organizacional dos parceiros:

43.    Desenvolve as habilidades de todo o pessoal financeiro e ajudar os funcionários não-financeiros no desenvolvimento de habilidades financeiras.

44.    Apoia a Directora de Administração e Finanças na elaboração de planos de trabalho de sucessão para o pessoal de finanças em licença.

45.    Apoia na avaliação da capacidade financeira das ONG parceiras, incluindo os seus sistemas de controlo interno, documentação e capacidade de relatório sobre as despesas antes das relações a longo prazo.

46.    Monitora e avalia as despesas de ONGs parceiras.

47.    Apoia o desenvolvimento e revisão de um sistema de contabilidade e comunicação entre ONGs parceiras e AAMozambique.

48.    Apoia ou participa em visitas de supervisão aos parceiros e sessões de treinamento.

No âmbito da Gestão do Sistema de Contabilidade:

49.    Maximiza o uso dos sistemas SUN, Vision & Probal no programa do país.

50.    Garante que os oficiais estejam adequadamente treinados em Sun/Vision e sejam capazes de maximizar o uso dos sistemas, especialmente para a concepção de relatórios.

51.    Apoia na disponibilidade de manuais de treinamento de usuários relevantes para todo o pessoal financeiro.

No âmbito do cumprimento das políticas e valores a AAMOZ:

52.  Cumpre e promove o cumprimento dos princípios da Política de Género da AAMOZ: Promover um ambiente livre da violência baseada no género

53.  Cumpre e promove o cumprimento dos princípios da Liderança Feminista, nomeadamente:

• Promoção da Liderança Feminina transformativa
• Promover os dez princípios da liderança feminina

54.  Cumpre e promove o cumprimento dos princípios da Protecção e Segurança, nomeadamente:

• Contribuir para um ambiente seguro, livre de assédio sexual, exploração sexual e abusos.
• Promover um ambiente de protecção as crianças e as pessoas com necessidades especiais.

55.  Cumpre e promove o cumprimento Valores Práticos e Prioridades de Mudança de Estratégia da AAMoz, nomeadamente:

• Liderando Inovação e Mudança – Estabelecer uma cultura de excelência na respectiva equipa que valorize a experimentação e a melhoria contínua.
• Liderança Feminista – Defendendo os princípios e valores da liderança feminista, incluindo o compromisso com a diversidade e a inclusão (raça, género, poder).
• Prática de Valores AAMoz – Garantir a cultura pessoal e da equipa que demonstra todos os valores da AAMoz, incluindo: Respeito Mútuo, Equidade e Justiça, Integridade, Solidariedade com as pessoas que Vivem na Pobreza e Exclusão, Coragem de Convicção, Independência e Humildade.
• Protecção e Salvaguarda à criança – Incorporar a abordagem da AAMoz e do sector para a protecção e Salvaguarda no apoio à criança e que a Salvaguarda está incorporada em todas as iniciativas de forma holística.
• SHEA – Garantir que a AAMoz ofereça um ambiente de trabalho seguro, livre de assédio sexual, exploração e abuso.
• PSEA – Proteger os detentores de direitos e as comunidades com as quais trabalhamos contra abuso ou exploração sexual realizados por qualquer membro da Federação ou outro representante da ActionAid.

3. Requisitos Profissionais

3.1 Habilitações Académicas

• Licenciatura em Contabilidade e Auditoria e áreas afins (Gestão Financeira, Gestão)

3.2 Conhecimentos Técnico-Profissionais

• Bons Conhecimentos de orçamentação e controlo orçamental;
• Bons conhecimentos de contabilidade e direito fiscal;
• Bons conhecimentos dos procedimentos financeiros dos principais doadores, incluindo da USAID, UE;
• Bons conhecimentos de procurement;
• Bons conhecimentos de língua portuguesa
• Bons conhecimentos de língua inglesa;
• Bons conhecimentos de sistemas informáticos de contabilidade e gestão financeira
• Conhecimentos médios de informática na óptica do utilizador.

3.3 Competências de Gestão e Comportamentais

O Gestor(a) de Administração e Finanças deverá possuir um nível de proficiência elevado nas seguintes competências Comportamentais:

• Orientação para os Resultados
• Orientação para o Beneficiário/Parceiro
• Eficácia Comunicacional
• Relacionamento Interpessoal
• Observância de Normas e Procedimentos

3.4 Tempo de Experiência

• A Função exige um tempo mínimo 5 anos de experiência de trabalho em áreas similares, de preferência em ONG´s ou OSC.

3.5 Expectativa Salarial

• O candidato deve identificar o intervalo de expectativa salarial.

4. Estimativa de Calendário de Inicio de Actividade

• Agosto de 2023

5. Documentação a submeter pelo candidato

• CV actualizado em português (incluindo referências)
• Carta de Motivação da candidatura
• Cópia do Certificado de Habilitações
• Cópia de outros certificados de formação profissional relevantes para a vaga