Vagas Para (05) Secretárias de Administração (m/f)

Descrição da vaga

A CBE está a recrutar para o seu cliente cinco (5) Secretárias de Administração altamente qualificadas e proactivas. As candidatas ideais devem ter habilidades excepcionais de comunicação, capacidade de gerir múltiplas tarefas simultaneamente e ser capaz de trabalhar de forma eficaz em um ambiente acelerado.

Responsabilidades

• Organizar e executar as actividades do secretariado, priorizando das demandas, acessos e suporte ao conselho de administração, actuando como facilitador da relação do executivo em tarefas programadas (preparação de materiais, apresentações, eventos, pendências e outros);
• Promover a racionalização dos custos e utilização dos recursos materiais e humanos do Gabinete secretariado, através do provisionamento adequado, controlo e acompanhamento de despesas e gestão eficiente das equipas subordinadas, de forma a diligenciar pelo bom uso e conservação dos meios disponibilizados.
• Coordenar e gerir a agenda do Conselho de Administração, por via do agendamento de reuniões, compromissos e eventos importantes;
• Priorizar e ajustar a programação conforme necessário, garantindo a eficiência e eficácia do tempo do Conselho de Administração;
• Preparar materiais e documentos necessários para reuniões do conselho, comitês e outras reuniões executivas;
• Coordenar a logística das reuniões, incluindo reserva de salas, equipamentos e suporte técnico;
• Redigir, revisar e distribuir atas de reuniões e seguimentos das ações decididas;
• Certificar cópias actualizadas dos estatutos, das deliberações da administração e dos lançamentos nos livros sociais da empresa, bem como controlar que as cópias sejam entregues aos solicitantes que as tenham requerido;
• Realizar todos os procedimentos necessários em casos de viagens ou eventos, tais como: reserva de passagem, hotel, aluguer de carros entre outros, através da utilização de
• ferramentas administrativas para cada necessidade, controlando comprovativos, verificando o atendimento e outros relacionados;
• Expedir, receber e controlar correspondências, e encomendas entre sede da empresa e suas representações com máxima competência e profissionalismo, sendo sempre sigiloso (a), e não
• comentar nem especular sobre o que lhe foi informado;
• Assegurar o economato do secretariado e aquisição de outros artigos de consumo corrente e prestar apoio logístico e administrativo;
• Assegurar a gestão do fundo de maneio atribuído, bem como dos meios de comunicação de reserva;
• Garantir as condições de habitabilidade das residências do conselho de administração em coordenação com a governanta.

Requisitos

• Formação superior em Administração, Secretariado, Comunicação, Linguística, Direito, Administração Pública/Empresarial ou áreas correlacionadas;
• Mínimo de 3 a 5 anos de experiência como secretaria executiva, preferencialmente em grandes empresas;
• Idade máxima de 30 anos;
• Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita, capacidade de gestão do tempo, atenção aos detalhes e habilidades organizacionais excepcionais;
• Proficiência em ferramentas de escritório, como Microsoft Office;
• Conhecimentos de informática na ótica do utilizador;
• Conhecimento de sistemas de gestão de informação;
• Conhecimentos de sistemas de gestão documental;
• Normas e procedimentos internos;
• Fluência em português e inglês (fluência em outros idiomas é um diferencial)

Validade: 05/08/24

Marcado como: CBE Southern Africa