Vaga Para: Secretário(a)/Protocolo na Seção de Administração

A Delegação da UE em Moçambique trabalha em estreita coordenação com as Embaixadas e Consulados de 11 Estados-Membros da UE com escritórios em Maputo. Somos uma missão diplomática plenamente acreditada que representa a União Europeia nas suas relações com o governo moçambicano e com entidades não governamentais em matérias que se enquadram nas responsabilidades da UE.

Oferecemos

Vaga para Secretário(a)/Responsável pelo Protocolo na Seção Administrativa da Delegação da UE em Moçambique, com contrato renovável por dois anos.

Nesta função, a pessoa contratada desempenhará tarefas de acordo com as necessidades da Delegação e as eventuais alterações dessas necessidades. O(A) candidato(a) selecionado(a) trabalhará em um ambiente multicultural e atuará sob a supervisão e responsabilidade do Chefe de Administração, prestando apoio à Delegação, principalmente nas áreas de Protocolo, Administração e Logística. As principais tarefas e atribuições exigidas são:

Funções de protocolo e logística

• Gerenciar todas as questões relacionadas ao protocolo.
• Coordenar todos os processos de cartões diplomáticos e vistos/renovação, imigração, placas de veículos comerciais, carteiras de habilitação locais, isenções para funcionários da UE, etc.
• Reserve um alojamento temporário.
• Coordenar a logística e as relações protocolares por ocasião das visitas oficiais da UE ao país.
• Prestar apoio à delegação em eventos, reuniões, seminários, compromissos e missões, bem como à sua gestão.
• Gestão de todos os despachos e entregas.

Funções administrativas

• Fornecer suporte administrativo geral, como:
  • Tarefas de secretariado na Seção Administrativa (elaboração/gestão/divulgação de correspondências, atas e documentos de trabalho).
  • Manter as agendas atualizadas e monitorar,
  • Registro de documentos e acompanhamento
  • Assistência geral ao Chefe de Administração e à seção, conforme necessário.
• Responsável pelo arquivo, estoque (encomenda de materiais de escritório, incluindo artigos de papelaria) e material de representação.
• Preencher e controlar os pedidos de combustível.
• Realizar o acompanhamento das entregas e do recebimento das faturas e encaminhá-las ao agente solicitante para “certificação de conformidade”.
• Entrar em contato com a(s) agência(s) de viagens da delegação para reservar passagens aéreas, hotéis, etc., e preparar os arquivos para a prestação de contas.
• Gestão da frota de veículos e dos motoristas em estreita colaboração com a recepcionista.
• Supervisionar as horas extras dos motoristas.
• Verifique regularmente o livro de registro dos veículos e assegure-se de que sejam utilizados corretamente, conforme as normas da instituição.
• Responsável por todos os registros/arquivos relacionados ao trabalho.
• Atuar como apoio para o assistente de logística e administrativo na seção.
• Qualquer outra tarefa solicitada pelo Chefe da Delegação ou seu delegado, de acordo com as necessidades do serviço.

Habilidades Pessoais

• Capacidade de trabalhar em uma equipe multicultural, espírito de equipe e boas habilidades interpessoais.
• Boa capacidade de comunicação com contatos internos e externos.
• Alto grau de confidencialidade, precisão e responsabilidade no tratamento de informações relacionadas à UE.
• Mentalidade metódica, rigorosa e autônoma.
• Capacidade de trabalhar com supervisão limitada, priorizar e executar tarefas de forma impecável, mesmo sob pressão, e responder rapidamente a novas demandas.
• Comprometido com a qualidade, rapidez e precisão; Orientado para detalhes; Respeito aos prazos.

Requisitos físicos específicos: Boa saúde geral, longos períodos sentado.

Requisitos mínimos obrigatórios

• Licenciatura ou equivalente.
• Mínimo de 5 anos de experiência profissional em função similar.
• Excelente domínio do inglês e do português, tanto na escrita quanto na fala. Conhecimento profundo de tarefas de secretariado e administrativas.
• Alto nível de conhecimento em informática: ferramentas de computador, planilhas eletrônicas, aplicativos do MS Office e internet.

Ativos (Critérios de seleção: base para atribuição de pontos para selecionar o melhor candidato)

• Formação em Administração de Empresas / Graduada em Secretariado
• Experiência profissional em uma organização internacional / Experiência em missão diplomática
• Conhecimento prático de outra língua oficial da UE, em particular o francês.
• Conhecimento de sistemas SAP, sistemas de registro e arquivamento de documentos.

Habilidades pessoais

• Fortes habilidades analíticas / Análise de políticas
• Capacidade de trabalhar de forma independente, rigor no cumprimento de regras e procedimentos, respeito aos prazos.

Prazo para apresentação de candidaturas: até às 17h do dia 27/03/2026.

Marcado como: Delegação da UE em Moçambique