Vaga Para Recepcionista/Administrativa

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) é uma organização não governamental moçambicana fundada em 2005. A OCSIDA tem mais de 16 anos de experiência em projectos de HIV e desenvolvimento, incluindo a implementação de projectos de crianças órfãs e vulneráveis ​​(COVs), intervenções para Raparigas adolescentes e mulheres jovens (RAMJ), “Determinadas, Resilientes, Empoderadas, Livres de Sida, Mentoradas e Seguras” (DREAMS) e água e saneamento. Actualmente está a implementar projectos nas províncias de Gaza, Maputo Província e Maputo Cidade.

A OCSIDA está a implemtar o projecto FILOVC financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto é liderado pela OCSIDA, e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Maputo, Gaza e Inhambane) e de assistência técnica (FHI 360). O projecto integra as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Gaza, Inhambane, Maputo Província e Maputo Cidade.

Resumo do cargo:

• Garantir o primeiro contacto do exterior com a Organização e seus membros. É o primeiro ponto de contacto da Organização com qualquer pessoa ou Instituição.
• Ele (a) é profissional que recebe os colaboradores, prestadores de serviço, clientes e visitantes, e faz o devido encaminhamento. Esta pessoa ira apoiar o oficial de administração em aspetcos adminstrativos confome detalhado abaixo.

Responsabilidades: Recepção

• Atender e fazer chamadas telefónicas internas e externas;
• Receber e encaminhar os visitantes;
• Fazer o registo de entrada e saída de correspondência;
• Preparar requisições de compras;
• Fazer a recepção de materiais e emitir as GNR (Goods Receipt Notes) de acordo com as regras e procedimentos da organização;
• Gerir a saída, entrega e armazenamento de material de acordo com a solicitação e em coordenação com o Oficia de Procurement – fazendo o registo de entrada e saída;
• Apoiar nas reservas de viagens, acomodação e outros planos de viagem;
• Coordenar as reuniões do escritório e fora dele e a respectiva logística;
• Apoiar a equipa nas demandas de rotina do escritório (por exemplo, fotocópia, impressão, scans, encadernação, envio de correspondências, etc);
• Servir de ponto de contacto para aspectos logísticos e administrativos do escritório;
• Apoiar o oficial de administração na reconciliação mensal de combustível, junto aos motoristas;
• Realizar outras tarefas que lhe forem atribuídas.

Responsabilidades: Administrativas

• Apoiar nas actividades de indole administrativo, prestando apoio aos diversos sectores
• Em coordenação com o oficial de administração organizar as viagens da equipa e fornecer apoio logistico para a realização de formações e outras actividades programáticas, e cumprir com outras responsabilidades que venham a ser claramente identificadas, necessárias á prossecução dos objectivos da organização no ambito das sua competências;
• Apoiar o oficial de administração na manutenção do escritório e apoiar ao nivel dos escritórios distritais;
• Fazer a gestão do economato registando as entradas e saída de materiais consumíveis do escritório actualizando o mapa de controlo de stock;
• Apoiar o registo periódico dos bens da organização no inventário;
• Contribuir com sugestões para melhoria do desempenho administrativo dos diferentes sectores;
• Manter o escritório limpo e arejado;
• Apoiar na reconciliação mensal de combustível, junto aos motoristas;
• Coordenação de comunicações com partes externas quando necessário;
• Expedição e/ou recebimento de materiais e equipamentos;
• Realizar outras tarefas que lhe forem atribuídas

Conhecimentos e habilidades:

• Elevado nível de organização;
• Capacidade de lidar de forma agradável e eficaz com o público, tanto pessoalmente como por telefone;
• Capacidade para lidar com várias tarefas de forma eficiente;
• Capacidade para reportar as suas actividades, manter um cronograma e capacidade de trabalho sob pressão, se necessário;
• Capacidade para aprender, usar e cuidar o equipamento do escritório;
• Alto nível de responsabilidade e integridade;
• Capacidade de executar todos os deveres e responsabilidades com zelo e dedicação, com o mínimo supervisão;
• Noções de gestão de stock.

Requisitos:

• Nível médio de escolaridade;
• Deve ter entre no mínimo1 a 3 anos de experiência em administração com enfoque para actividades de recepção;
• Experiência comprovada em procedimentos administrativos, padrões e equipamentos do escritório;
• Experiência em Organizações Não Governamentais, poderá ser um factor preferencial;
• Domínio do Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
• Fluência em português falado e escrito e conhecimentos da língua Inglesa.
• Esta descrição de tarefas resume as principais funções do trabalho. Não prescreve nem restringe as tarefas exactas que podem ser atribuídas para realizar essas funções. Este documento não deve ser interpretado de forma alguma como um contrato de trabalho.
• Reservamos o direito de revisar este documento a qualquer momento.

Data Limite: Será dada prioridade ás candidaturas recebidas até 27 de Outubro 2024 se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida.

Como se candidatar: Envie sua carta de motivação (1 página) e CV (máximo de 3 páginas), e os dados de contacto de três referências profissionais para o endereço

Local: Maputo
Prazo: 27 de Outubro de 2024

Marcado como: OCSIDA- Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento