Vaga Para Assistente Técnico-Administrativo do Chefe de Equipa (m/f)

PRETEP PLUS – LOTE 2: CAPACITAÇÃO INSTITUCIONAL AOS SECTORES DE TUTELA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E APOIO À GESTÃO DO PROGRAMA

Background

O Programa PRETEP PLUS pretende intervir no Sector do Ensino Técnico-Profissional, com o objetivo de aumentar a qualidade dos seus diplomados para que possam contribuir significativa e eficazmente para o desenvolvimento económico e social de Moçambique e, em particular, da população diretamente envolvida, incluindo jovens em formação inicial, indivíduos desfavorecidos e vulneráveis, operadores escolares (formadores e gestores) e pessoal dos serviços de emprego, com particular atenção à promoção da igualdade de oportunidades de género no âmbito da intervenção.

Título da posição: Assistente técnico-administrativo do chefe de equipa
Local de trabalho: Maputo, Mozambique. Rua Kiribiti Diwane 362, Bairro Sommerschield.
Modalidade de trabalho: Full time, no escritorio.
Data de inicio: 1 de Julio, 2024
Duração do contrato: 6 meses possibilidade de renovação
Tipo de contrato: Freelance / consultor.

Relatório: Reportar ao chefe de equipa

Objetivo do trabalho: Assistir o gestor de projeto no planeamento, gestão e coordenação das actividades do projeto e do gabinete, assegurando que os objectivos do projeto são alcançados a tempo e dentro do orçamento

Objectivos

• Apoiar a equipa executiva na gestão das operações quotidianas.
• Assegurar uma comunicação eficaz e atempada entre os stakeholders.
• Gerir a documentação e os registos da empresa.
• Coordenação e organização de reuniões e eventos.

Principais responsabilidades

1. Apoio executivo

• Apoio ao chefe de equipa: Prestar apoio administrativo ao chefe de equipa, incluindo a gestão da agenda, o planeamento de compromissos e a preparação de materiais para reuniões.

2. Apoio ao planeamento de projectos:

• Ajudar na elaboração de planos de projectos, incluindo planos de trabalho, calendários, orçamentos e vários relatórios.
• Coordenar as actividades de planeamento com as várias equipas.

3. Gestão de escritórios

• Gestão da correspondência: Receber, classificar e responder à correspondência recebida e enviada, tanto eletrónica como em papel.
• Preparação de documentos: Redigir, formatar e rever documentos, relatórios, apresentações e outros materiais, conforme necessário.
• Coordenação das actividades de escritório: Gerir as operações diárias de escritório, incluindo a supervisão do pessoal de apoio e a gestão do material de escritório.
• Arquivo e documentação: Manter um sistema de arquivo organizado e atualizado, garantindo a confidencialidade e a segurança da informação. Assegurar que toda a documentação do projeto está actualizada e devidamente arquivada.
• Apoio logístico: Organização de viagens e transferências para o pessoal, incluindo a reserva de voos, hotéis e transportes.

Comunicação e coordenação

• Organização de reuniões e eventos: Planear, organizar e coordenar reuniões, eventos empresariais e conferências, incluindo a preparação da agenda e a distribuição de materiais relevantes.
• Participar nas reuniões de projeto, preparar e distribuir as actas das reuniões.
• Comunicação interna: Facilitar a comunicação entre departamentos, assegurando que a informação relevante é distribuída atempadamente.
• Relações externas: Manter relações profissionais com clientes, fornecedores e outras partes interessadas, actuando como principal ponto de contacto.

Administração financeira

• Controlo de despesas: Acompanhar as despesas administrativas, preparar relatórios financeiros e colaborar com o departamento de contabilidade para garantir uma gestão financeira eficaz.
• A gestão do IVA garante que os pedidos de isenção de IVA chegam atempadamente
• Gestão de contratos: Assistir na elaboração e gestão de contratos com fornecedores e clientes, assegurando o cumprimento de prazos e obrigações contratuais.

Requisitos da função

Competências e conhecimentos

• Conhecimentos informáticos: Domínio das principais ferramentas informáticas (MS Office Suite, software de gestão do correio eletrónico, aplicações de videoconferência).
• Competências de comunicação: excelentes competências de comunicação escrita e oral.
• Gestão do tempo: excelentes capacidades de gestão do tempo e de organização, com capacidade para gerir várias tarefas em simultâneo.

Qualificações e experiência

• Educação: Diploma do ensino secundário; de preferência, uma licenciatura em administração de empresas, gestão de projectos, engenharia ou um domínio relacionado.
• Experiência: Mínimo de 3 anos de experiência em funções administrativas ou de secretariado executivo, apoiando a gestão de projectos complexos.
• Línguas: Português
• Para além da língua materna, é preferível o inglês

Competências pessoais

• Atenção aos pormenores: elevado nível de precisão e atenção aos pormenores.
• Fiabilidade: Capacidade de manter a confidencialidade e de tratar informações sensíveis.
• Proactividade: Capacidade para antecipar as necessidades da gestão e agir de forma proactiva.
• Flexibilidade: Capacidade de adaptação a um ambiente de trabalho dinâmico e de lidar com mudanças súbitas.

Competências técnicas:

• Conhecimento dos princípios e metodologias de gestão de projectos.

Competências transversais:

• Excelentes capacidades de organização e planeamento.
• Excelentes capacidades de comunicação escrita e verbal.
• Capacidade de trabalhar em equipa e sob pressão.
• Atenção aos pormenores e capacidade de resolução de problemas.

Avaliação do desempenho

• O desempenho do Secretário Executivo será avaliado periodicamente de acordo com os seguintes critérios
• Eficácia no apoio aos gestores
• Eficiência na gestão das operações de escritório
• Capacidade para organizar e coordenar eventos e reuniões
• Competências de comunicação e de relacionamento interpessoal
• Exatidão na documentação e na gestão da informação

Prazo de entrega da candidatura (CV e Carta de apresentação): 21 de Junio de 2024
Email para envio da candidatura: g.giannella@aesagroup.eu

Os candidatos assumem as suas responsabilidades com total independência e estão isentos de qualquer conflito de interesses.