Vaga Para Assistente Executivo (m/f)

Finalidade do trabalho

O Assistente Executivo fornece apoio de nível executivo ao Chefe da Delegação (HoD) para a Delegação do Cluster do País de Maputo e apoio administrativo geral à equipa do Cluster. Isso inclui assistência administrativa, logística e de gerenciamento de informações ao HoD e outros membros da equipe, bem como planejamento e coordenação das atividades da equipe.

A função fornece algum apoio administrativo pessoal limitado ao Chefe da Delegação (HoD) para a Delegação do Grupo Nacional de Maputo e facilita as relações com as principais partes interessadas para resolver uma variedade de questões administrativas de alto nível de tempos a tempos.

A função também envolve o fornecimento de administração de projetos e suporte de gerenciamento para projetos/iniciativas específicas sob o comando do Chefe da Delegação.

 Deveres e responsabilidades do trabalho

 Suporte Executivo

•  Manter os calendários para o Chefe da Delegação e a equipe do Cluster, incluindo a identificação de prazos/marcos principais nos planos da equipe e sinalizar o acompanhamento necessário. Relacionar-se com os membros da equipe para garantir que as ações estão sendo seguidas.
•  Antecipar necessidades e responder a solicitações diretas e antecipadas; fornecer respostas ponderadas aos pedidos e acompanhar os itens de ação em nome do Chefe da Delegação.
•  A criação contínua da documentação necessária envolve a produção de cartas, notas informativas, documentos de referência, formatação de relatórios e outros materiais de comunicação.
•  Tradução de mensagens/documentos entre português e inglês e quando necessário durante as reuniões.
•  Manter um banco de dados de detalhes de contato interno/listas de mala direta para Parceiros e Sociedades Nacionais para uma comunicação eficaz. Apoiar o gerenciamento eficaz e oportuno de solicitações, consultas e necessidades relacionadas de Parceiros.
•  Participar de reuniões e/ou ligações com o Chefe da Delegação quando necessário – coordenar, produzir e distribuir agendas, bem como redigir minutas abrangentes e fornecer um esboço de resumo das principais questões levantadas e recomendações sugeridas.
•  Prestar apoio geral e interdepartamental na implementação de projetos em que o Chefe de Delegação é o encarregado.
•  Organização de reuniões e eventos internos e externos no escritório do HOD, incluindo logística de reuniões, preparação de materiais e coordenação entre equipes de viagens e acomodações.

Suporte de gerenciamento de projetos

•  Para projetos atribuídos ao Chefe da Delegação – Monitore regularmente para garantir que esses projetos estejam utilizando as linhas orçamentárias corretas e mantenha o acompanhamento do orçamento. Trabalhar em estreita coordenação com a equipe de Finanças para monitorar despesas, taxas de queima e enviar seus relatórios para Finanças e PMER.
•  Em ligação com a equipe de Programas, suporte no desenvolvimento, acompanhamento e manutenção de acordos e correspondências de projetos.
•  Desenvolver e manter o sistema de arquivamento físico e eletrônico da Delegação para a equipe para garantir que todos os dados programáticos estejam disponíveis para fácil acesso e recuperação de informações.
•  Fornecer suporte administrativo ao projeto da equipe de programas da delegação para a implementação eficiente dos programas.

 Educação

•  Diploma universitário relevante na área.

 Experiência

•  4 anos de experiência relevante.
•  Experiência em planejamento e organização de workshops.
•  Experiência em função administrativa/coordenação.
•  Experiência em gerenciamento de fluxo de trabalho.

 Conhecimentos, habilidades e idiomas

•  Excelentes conhecimentos de informática. (por exemplo, Microsoft Outlook, Word, Excel, Adobe Acrobat).
•  Experiência em princípios e procedimentos de gestão de escritório.
•  Experiência em identificação e solução de problemas.
•  Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita em inglês.
•  Comportamento discreto e diplomático.
•  Conhecimento e compromisso com os Princípios Fundamentais da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho e capacidade de modelar esses Princípios nas relações com colegas e parceiros e traduzi-los para a prática de desenvolvimento.
•  Habilidades de redação de relatórios.
•  Fluência em português e inglês falado e escrito.

 Competências, Valores e Comentários

•  Comunicação; Colaboração e Trabalho em Equipe; Julgamento e Tomada de Decisão; Sociedade Nacional e Relações com o Cliente; Criatividade e inovação; Construindo confiança

Validade: 30-03-2023

Marcado como: The International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC)