Vaga Para Assistente Executivo (m/f)

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES ꓽ

• Gerenciar a agenda diária, agenda e compromissos do CEO;
• Responsável pelo agendamento de consultas, manutenção de calendário de eventos e envio de lembretes;
• Cópia, digitalização e gravação de documentos;
• Atender ligações e e-mails relacionados;
• Apoia o CEO nas reuniões: contatando os stakeholders, organizando as reuniões, tomando notas e informando as ações necessárias às demais pessoas envolvidas;
• Auxilia na organização e preparação de visitas a clientes e fornecedores;
• Digitação, formatação e edição de relatórios, documentos e apresentações;
• Preparar instalações para eventos programados e providenciar bebidas, se necessário em coordenação com a equipa de Administração;
• Articulação com departamentos internos conforme solicitação ou necessidade do CEO;
• Em parceria com a equipe de comunicação local garantir a aprovação das cotações do CEO antes de serem divulgadas em quaisquer comunicados internos ou externos;
• Comunicar à equipe de comunicação local e ao RO sobre qualquer evento público em que o CEO falará em nome da empresa;
• Ser o elo entre o Diretor de Comunicação e o CEO para obter a aprovação da equipe de RO em quaisquer discursos públicos que o CEO faça em nome da empresa;
• Gerir as refeições diárias do CEO em coordenação com a equipa de Administração;
• Ser o ponto de contacto entre o CEO e as funções Administrativas de forma a assegurar a disponibilidade de recursos para a execução das suas tarefas;
• Garantir que todas as necessidades administrativas pessoais do CEO sejam atendidas dentro dos prazos estipulados;
• Providenciar viagens e acomodações para o CEO e qualquer outra parte interessada por ele indicada;
• Acompanhe e relate as despesas do CEO para a equipe de RH e Finanças. Coordenar com ambos os departamentos quaisquer deduções necessárias;
• Apoiar a realização e oferecer soluções às necessidades pessoais do CEO;
• Monitorar os pagamentos relacionados à casa, utilitários e veículos e coordenar com a equipe Admin quaisquer atualizações ou ações necessárias;
• Participar de eventos conforme solicitação e necessidades do CEO;
• Reduza o papel do CEO em todos os negócios administrativos e não relacionados a negócios.

HSSE

• Contribuir para o ambiente HSSE.
• Cumpra as normas de segurança.
• Segue todos os procedimentos de segurança exigidos pela Legislação e pelas políticas e procedimentos da Empresa.
• Identificar e relatar quaisquer riscos que possam comprometer a segurança da empresa, especialmente do CEO

QUALIFICAÇÕES, EXPERIÊNCIA E HABILIDADES ꓽ

• Experiência mínima de 3 anos em função similar
• Diploma de bacharel
• Bons conhecimentos de Inglês e Português, oral e escrito
• Excelentes habilidades em informática
• Boas habilidades de comunicação
• Boa capacidade de planejamento e organização

Os Princípios da Empresa

Criando Crescimento – Cuidamos do nosso patrimônio e estamos prontos para o amanhã

Conduzindo Resultados – Se você tem a capacidade, você tem o dever.

Fazendo os outros se destacarem – Criamos um ambiente onde os outros são bem-sucedidos.

Adaptando e Evoluindo – Estamos sempre curiosos. Para nós, o status quo é regredir.

Marcado como: DP World