Vaga Para Assistente Administrativo (m/f)

Descrição do trabalho

Reportando-se ao Líder da Equipe, o Assistente Administrativo fará parte de uma equipe de profissionais de longo e curto prazo apoiando a função da CDM Smith como Consultora de Gestão de Programas para o Projeto de Conexão e Transporte Rural (CTR) do Millennium Challenge Account – Moçambique (MCA). O Assistente Administrativo executará uma variedade de tarefas administrativas em conformidade com as políticas e procedimentos da CDM Smith e da MCA. Geralmente, o Assistente Administrativo será responsável por fornecer suporte administrativo geral ao escritório e sua equipe, sob a supervisão direta do Líder da Equipe, conforme descrito abaixo.

Responsabilidades Gerais:

• Receber visitantes que vêm para compromissos agendados, informá-los e encaminhá-los para o pessoal correto.
• Interagir com visitantes externos (clientes, subcontratados, fornecedores, etc.) para transmitir informações, agendar compromissos com o pessoal adequado e receber/transferir documentos.
• Garantir a operação de telefones, copiadoras, scanners e máquinas de fax.
• Fornecer fotocópias, digitalização, encadernação e assistência geral de escritório quando necessário.
• Auxiliar a equipe administrativa e técnica com digitação, formatação, arquivamento, digitalização e despacho de cartas, correspondências e relatórios.
• Organizar e facilitar reuniões, reservar e preparar salas de reunião
• Preparação de notas de reunião e atas de reunião.
• Organizar reservas de hotel para funcionários locais e expatriados visitantes.
• Fornecer suporte para comprar equipamentos do mercado local.
• Organizar e lidar com operações de multimídia.
• Distribuir materiais de leitura para participantes de treinamentos, workshops, etc.

Responsabilidades de inventário:

• Reordenar artigos de papelaria e outros itens de escritório de acordo com os níveis mínimos e máximos de estoque estabelecidos, uso projetado e data estimada de entrega.
• Verificar o recebimento do estoque pedido, reconciliando quaisquer discrepâncias nas faturas com os fornecedores; calcular preços unitários para estoque recebido e registrar todas as informações de recebimento e preços no livro de registro de inventário.
• Inspecionar todos os ativos/materiais recebidos para conformidade com o pedido de compra.
• Manter registro de inventário/ativos.
• Manter a segurança dos itens/materiais armazenados.
• Preparar relatórios periódicos de inventário.

Responsabilidades de documentação:

• Manter um sistema de arquivamento eficiente, permitindo que os documentos sejam facilmente localizados.
• Manter arquivos de projeto e administrativos em cópia impressa e cópia digitalizada colocada na unidade do projeto.
• Lidar com todas as correspondências recebidas e enviadas (incluindo registro e distribuição para a equipe).
• Compilar, manter e controlar registros e arquivos relacionados para liberar desenhos e documentos de engenharia.
• Manter o progresso do projeto, entregas e rastreadores de pagamento.
• Coordenar com os originadores de documentos e/ou destinatários pretendidos para resolver discrepâncias e compilar as alterações necessárias aos documentos.
• Publicar alterações em registros de controle computadorizados e manuais e liberar documentos e notificações para a equipe.
• Preparar solicitações para reprodução de documentos, relatórios e memorandos.
• Preparar e distribuir confirmações de recebimento para documentação

Descrição do projeto:

O Governo da República de Moçambique (GRM) e a Millennium Challenge Corporation (MCC) desenvolveram um segundo Compacto MCC para Moçambique, administrado pela Millennium Challenge Account – Moçambique (MCA).

Entre outras atividades, este Compacto apoiará o setor de transporte na Província da Zambézia por meio da reabilitação e modernização de seções da estrada N1 e estradas rurais. As reformas políticas e institucionais (PIR) em nível nacional e provincial contribuirão para melhorar o desempenho na gestão de estradas e pontes e serviços de transporte rural aprimorados e mais inclusivos. As atividades serão realizadas no âmbito do Projeto de Conectividade e Transporte Rural (CTR), que é um componente do segundo Compacto. O MCA selecionou a CDM Smith para atuar como Consultor de Gerenciamento de Projetos (PMC) para auxiliar no gerenciamento de todas as atividades do Projeto CTR.

Qualificações mínimas

• Bacharelado mínimo com 4 anos de experiência e treinamentos ou combinação equivalente de educação e experiência.
• Excelente trabalho em equipe, comunicação e habilidades interpessoais trabalhando com uma variedade de partes interessadas internas e externas.
• Capaz de trabalhar efetivamente com funcionários internacionais e locais de nível sênior e equilibrar e priorizar várias solicitações.
• Capacidade de ler e interpretar documentos como cartas, memorandos, transmissões em formato eletrônico e físico.
• Experiente em lidar com tarefas complexas.
• Habilidades eficazes de escritório, clerical/secretarial, gerenciamento de tempo e organização.
• Conhecimento em informática. Bem versado em Windows e no pacote MS Office.
• Excelentes habilidades de comunicação em inglês e português escritos e falados.

Qualificações Preferenciais

• Experiência em um programa financiado por doadores internacionais ou ambiente de consultoria é desejável

Local: Maputo

Marcado como: CDM Smith