Vaga Para Assistente Administrativo (m/f)

Propósito Principal:

Apoiar e assistir a gestão na organização e otimização da sua agenda, garantindo uma utilização eficiente do tempo, coordenando viagens e reuniões de forma eficaz. Ser a pessoa de confiança do executivo, fornecendo informações e aplicando competências de organização e planeamento.
Gerir o edifício do escritório, material de escritório e consumíveis, assegurando um ambiente de trabalho mais eficiente.
Garantir a emissão de ordens de compra e o processamento de faturas para todas as aquisições do terminal dentro do orçamento aprovado.
Atuar como elo de ligação entre o terminal e diferentes entidades, incluindo instituições governamentais e bancos.

Principais Responsabilidades:

• Preparar reservas de viagens internacionais extensas (voos, hotéis, transportes, transferes, vistos e renovação de passaportes, quando aplicável).
• Gerir alterações de última hora num ambiente dinâmico e acelerado, alinhando com colaboradores e clientes a nível global.
• Coordenar e manter a agenda, agendar reuniões com rigor e acompanhar detalhadamente todas as deslocações.
• Reservar restaurantes, almoços e eventos.
• Gerir e-mails, faxes e correio, distribuindo documentação de forma eficiente.
• Atender chamadas telefónicas, pedidos e questões de colaboradores e parceiros.
• Manter a ligação entre a gestão, os colaboradores, clientes e fornecedores.
• Tratar de assuntos de forma independente e proativa.
• Realizar pesquisas e preparar documentação para a gestão executiva.
• Coordenar com clientes e fornecedores, atribuindo tarefas quando necessário.
• Emitir requisições e ordens de compra para as necessidades do terminal, de acordo com o orçamento aprovado (opex e capex).
• Atualizar e monitorizar pagamentos a fornecedores, evitando atrasos ou desvios.
• Garantir a aprovação e submissão de faturas dentro dos prazos, emitindo relatórios de pagamentos e pendentes.
• Verificar despesas da empresa, reportando discrepâncias, erros ou fraudes à gestão, em conformidade com leis, regulamentos e políticas internas.
• Gerir contas a receber, contas a pagar e funções gerais de contabilidade, incluindo preparação das demonstrações financeiras anuais, notas, anexos e relatórios estatísticos.
• Trabalhar em estreita colaboração com bancos e executar, de forma segura e autorizada, pagamentos e transações, incluindo pagamentos internacionais a fornecedores, em conformidade com a legislação e políticas aplicáveis.
• Assegurar a manutenção dos registos contabilísticos e livros legais (Livro Diário, Registos de Vendas, Inventário, etc.), bem como o cumprimento de obrigações fiscais.

Conhecimentos, Competências e Habilidades:

• Capacidade de priorizar tarefas, organizar o trabalho, cumprir múltiplos objetivos e comunicar eficazmente por escrito e oralmente, mesmo em situações de pressão.
• Excelentes competências interpessoais.
• Conhecimentos sólidos de contabilidade.
• Conhecimentos abrangentes sobre operações de terminais petrolíferos.
• Capacidade de trabalhar em equipa e seguir instruções com precisão.
• Elevada credibilidade e discrição na gestão de informação confidencial.
• Fortes competências de gestão de tempo e relacionamento interpessoal.
• Competências de secretariado e de procurement.

Saúde, Segurança, Ambiente e Qualidade (HSEQ):

• Garantir a correta aplicação dos procedimentos HSEQ da empresa e o cumprimento dos padrões de segurança acordados.
• Participar em exercícios de segurança periódicos e integrar ativamente o plano de gestão de emergências do terminal.
• Contribuir para a meta de zero incidentes durante as operações do terminal.
• Inspecionar locais de trabalho para identificar potenciais riscos e reportar condições inseguras.
• Cumprir os programas de segurança mensais (mínimo 95% de execução, conforme requisitos IMAS).
• Participar em reuniões de operações do terminal e reportar potenciais falhas ou quase-acidentes, contribuindo para a melhoria contínua da segurança.

Experiência e Formação:

• Licenciatura em Contabilidade ou Finanças, com 2 a 5 anos de experiência em funções semelhantes em ambiente industrial (incluindo até 2 anos em funções de supervisão).
• Conhecimentos de sistemas: Navision, TMS, Office, Excel e Gestão de Bases de Dados.
• Formação em secretariado constitui uma mais-valia.

Principais Relações:

Internas:

• Gestores de Terminal
• Assistente do Gestor de Terminal
• Coordenador de HSE
• Parceiro de Recursos Humanos
• Supervisores de Turno
• Operadores e Técnicos de Manutenção

Externas:

• Impala Infrastructures
• Puma Energy
• Trafigura
• Autoridades Aduaneiras
• MRA
• Fornecedores e Contratados
• Auditores Internos/Externos
• Instituições Governamentais

Validade: 26 de Agosto de 2025

Marcado como: Impala Terminals