1. CONTEXTO

Ipas Moçambique é uma organização não-governamental, sem fins lucrativos, a operar em Moçambique desde 2018, com sede em Maputo e escritórios provinciais em Nampula, Zambézia e Niassa, onde desenvolve em parceria com o Ministério da Saúde actividades de promoção, melhoria e prestação dos serviços de Saúde Sexual e Reprodutiva, Serviços Compreensivos de Aborto Seguro, Contracepção e Violência Baseada no Género (VBG). Cria condições para a oferta de serviços de saúde sexual e reprodutiva de qualidade, melhorando as infraestruturas dos serviços, disponibilizando equipamentos e capacitando os provedores e outros intervenientes de saúde na oferta de serviços.

O Ipas Moçambique está à procura de um(a) Assistente Administrativo e Logístico para Cabo Delgado. Este profissional será responsável por transportar colaboradores e visitantes da organização com segurança, respeitando as normas de condução e procedimentos internos, bem como prestar assistência administrativa, incluindo o processamento de facturas e a coordenação de reuniões e conferências. Além disso, deverá assegurar a gestão eficiente de equipamento.

DEVERES E RESPONSABILIDADES

Baseado(a) nos escritórios do Ipas Moçambique em Cabo Delgado, sob supervisão do(a) Líder de Equipa Provincial, o(a) Assistente Administrativo e Logístico, irá desenvolver as seguintes actividades de suporte organizacional:

SECRETARIADO:

Tramitar correspondência, ou seja, criar, receber, classificar, documentar, distribuir, arquivar e/ou expedir, a correspondência, cumprindo os procedimentos estabelecidos;
Fazer o atendimento de usuários e/ou fornecedores, e fazer o devido seguimento;
Dar suporte na programação, organização, realização e documentação de eventos e reuniões de trabalho.

SUPORTE LOGISTICO E DE PROCUREMENT:

Acompanhar todo o processo de aquisição de materiais e bens desde o levantamento das necessidades, a sua requisição, até o recebimento garantindo que estes se encontram de acordo com as especificações e providenciar a devolução do material fora das especificações.
Fazer o controle de stock dos equipamento e bens de consumo, incluindo a distribuição e reposição, sempre que necessário;
Controlar execução de serviços gerais (água, energia, comunicação, limpeza, transporte, segurança);
Fazer a gestão de frota, incluindo o registo de serviços de táxi e gestão de combustível,
Gestão de contratos com fornecedores de bens e serviços.

SUPORTE A ÁREA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS:

Apoiar o pagamento das obrigações fiscais referentes aos escritórios;
Apoiar na gestão diária das requisições para o uso e fecho do Petty Cash;
Operar o sistema de Mpesa e apoiar o processo de reconciliação da conta MPESA providenciando esclarecimentos sempre que necessário;
Organizar os processos contabilísticos e submeter para o pagamento.

TRANSPORTE

Transportar os trabalhadores do país e visitantes, garantindo a segurança;
Manter o veículo limpo e em bom estado de conservação, efetuar pequenos trabalhos de manutenção preventiva;
Registar todas as viagens no diário de bordo do veículo;
Respeitar as orientações e indicações para a manutenção do veículo.

COMPETÊNCIAS E EXPERIÊNCIA REQUERIDA

Nível médio em Administração ou outras áreas afins;
Possuir carta de condução profissional válida;
Reconhecida experiência de trabalho, pelo menos 2 anos na área de assistência administrativa (gestão de materiais incluindo património, contabilidade e finanças, e gestão de transporte) e condução de veículos como motorista profissional;
Experiência comprovada na utilização do Microsoft Office (Word, Excel e PowerPoint);
Habilidades organizacionais e de produção de relatórios, sínteses e actas de encontros;
Fluência na língua portuguesa tanto falada como escrita; conhecimentos básicos de língua inglesa é uma vantagem;
Boa capacidade de relacionamento interpessoal e consciência e sensibilidade na gestão de ambientes multiculturais;
Possuir competências básicas de manutenção do veículo;
Conhecer as regras de condução e habilidades necessárias para fazer viagens longas;
Disponibilidade para viagens frequentes aos distritos; e
Ser residente da província de Cabo Delgado, é uma vantagem.