Vaga Para Assistente Administrativo e Logístico (m/f)

O Ipas Moçambique pretende recrutar e contractar imediatamente, um(a) Assistente Administrativo e Logístico para Cabo Delgado, que será responsável pela prestação de assistência administrativa ao pessoal da Ipas, que consiste em processar facturas, coordenar reuniões e conferências, assegurar a criação de um sistema central de classificação para a administração e projetos e esteja efetivamente operacional, mantém e organiza documentos físicos e eletrónicos, gere o fornecimento de mantimentos e compras necessárias ao pessoal e cuida de várias outras tarefas administrativas essenciais.

2. DEVERES E RESPONSABILIDADES

Baseado(a) nos escritórios do Ipas Moçambique em Cabo Delgado, sob supervisão do(a) Líder de Equipa Provincial, o(a) Assistente Administrativo e Logístico, irá desenvolver as seguintes actividades de suporte organizacional:

SECRETARIADO:

• Tramitar correspondência, ou seja, criar, receber, classificar, documentar, distribuir, arquivar e/ou expedir, a correspondência, cumprindo os procedimentos estabelecidos;
• Preparar relatórios, formulários e planilhas, de acordo com orientação de seus superiores hierárquicos;
• Fazer o atendimento de usuários e/ou fornecedores, e fazer o devido seguimento;
• Dar suporte na programação, organização, realização e documentação de eventos e reuniões de trabalho;
• Zelar pela organização do escritório, incluindo o bom funcionamento e utilização do equipamento utilizado;
• Verificar os prazos estabelecidos e a localização dos vários processos administrativos;
• Actualizar o cadastro dos funcionários e de fornecedores de bens e serviços;

DAR SUPORTE LOGISTICO E DE PROCUREMENT:

• Acompanhar todo o processo de aquisição de materiais e bens desde o levantamento das necessidades, a sua requisição, até o recebimento garantindo que estes se encontram de acordo com as especificações e providenciar a devolução do material fora das especificações.
• Fazer o controle de stock dos equipamento e bens de consumo, incluindo a distribuição
• e reposição, sempre que necessário;
• Controlar expedição e/ou recebimentos de materiais e equipamentos;
• Controlar execução de serviços gerais (água, energia, comunicação, limpeza, transporte, segurança);
• Fazer a gestão de frota, incluindo o registo de serviços de táxi e gestão de combustível,
• Processos de revisão de viaturas da província.
• Gestão de contratos com fornecedores de bens e serviços;
• Revisão de relatórios de prestação de servicos da empresa
• Periodicamete mapear e identificar fornecedores de bens e serviços;
• Preenchimento de requisições para o abastecimento de viaturas;
• Fazer relatório mensal de transporte;
•  Assegurar que todo material comprado seja de qualidade aceitável e esteja em conformidade com as especificações do departamento que fez o pedido;
• Efectuar compras de acordo com a devida aprovação;

DAR SUPORTE NA ÁREA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS INCLUINDO:

• Apoiar na manutenção dos arquivos de Contabilidade, finanças e procurement;
• Apoiar o pagamento das obrigações fiscais referentes aos escritórios;
• Gestão diária das requisições para o uso e fecho do Petty Cash.
• Cadastro de fornecedores e manter controle interno de arquivos.
• Operar o sistema de Mpesa e apoiar o processo de reconciliação da conta MPESA providenciando esclarecimentos sempre que necessário;
• Oganizar os processos contabilísticos e submeter para o pagamento;
• Emitir PO’s de serviços de consultoria sempre que necessário;
• Revisão e confirmação dos contactos nos ficheiros enviados pela equipa de programas para pagamento;
• Envio de ficheiros para os Assessores de Finanças para processamento;
• Trabalhar com o departamento de programas e finanças para obtenção de justificativos dos participantes;
• Apoiar no seguimento de reclamações dos participantes das atividades;
• Assessora o processamento dos pagamentos das outras províncias sempre que necessário.

COMPETÊNCIAS E EXPERIÊNCIA REQUERIDA

• Qualificação em Administração Pública, Administração Geral e Administração Hospitalar; Contabilidade e Auditoria ou outras áreas afins;
• Reconhecida experiência de trabalho, pelo menos 2 anos na área de assistência administrativa (gestão dos recursos humanos, contabilidade e finanças, gestão dos materiais incluindo património);
• Experiência comprovada na utilização do Microsoft Office, como Microsoft Word, Excel e PowerPoint;
• Habilidades organizacionais e de produção de relatórios, sínteses e actas de encontros;
• Fluência na língua portuguesa tanto falada como escrita; conhecimentos básicos de língua inglesa é uma vantagem
• Boa capacidade de relacionamento interpessoal e consciência e sensibilidade na gestão de ambientes multiculturais;
• Capacidade de guardar sigilo profissional e alto sentido de responsabilidade; e,
• Honestidade e boa integridade profissional;
• Disponibilidade para viagens frequentes aos distritos; e
• Ser residente da província de Cabo Delgado é uma vantagem.

CANDIDATURA

Os interessados devem submeter as propostas em documentos separados ou únicos, em formato PDF, até dia 09 de Março de 2025 as 17:59h, na plataforma de candidatura online. Documentos a apresentar:

• Carta de manifestação de interesse;
• Curriculum Vitae (Incluir 3 referências profissionais);
• Certificados de habilitações literárias;

Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados.

Marcado como: Ipas Moçambique