Recruta-se Assistente Administrativo (m/f)

Apresentação da Pathfinder

A Pathfinder International está empenhada em facilitar o acesso e melhorar a qualidade do planeamento familiar, saúde reprodutiva, aborto e serviços de cuidados de HIV e SIDA baseados na comunidade e unidades sanitárias. Em parceria com os governos do país de acolhimento e de organizações não-governamentais, formamos prestadores de cuidados de saúde baseada nos serviços de saúde para melhorar a qualidade e a variedade das suas competências técnicas e de aconselhamento. Serviços baseados nas facilidades de saúde são melhorados através do fornecimento de equipamentos e renovação das instalações. Mobilizamos as comunidades para advogar pela qualidade dos serviços e melhorar o acesso através de voluntários formados baseados na comunidade. A Pathfinder fortalece o acesso dos jovens a cuidados de saúde através da criação de serviços amigos de adolescentes e jovens e da formação de educadores de pares para promovê-los. Em cada projecto, a Pathfinder trabalha com os nossos parceiros para melhorar a sua capacidade de gestão e de implementação de programas. Em todos os nossos programas, a Pathfinder esforça-se para capacitar mulheres, homens, adolescentes e comunidades para fazer escolhas e criar ambientes propícios a comportamentos reprodutivos saudáveis.

Objectivo da Posição

• Esta posição apoia a equipe provincial no concernente a tarefas administrativas e assgura o cumprimento de normas e procedimentos Administrativos.

Principais Responsabilidades

Gestão de Eventos/Actividades/Viagens

• Gere e coordena eventos especiais como reuniões semanais/mensais de departamento e a nível da instituição e Organiza toda a logística necessária para cobertura do evento;
• Recebe, regista e submete TAFs ao departamento Financeiro e organiza a logística necessária para as viagens;
• Em coordenação com a recepção mantém o quadro de viagens e visitas actualizado assim como a gestão dos motoristas.

Gestão de Escritório

• Coordena e supervisiona a limpeza geral do escritório, assegurando que esteja sempre limpo;
• Assistência e trabalho em colaboração e eficaz com o Gestor do Escritório e outros membros da Equipa de Administração, prestando apoio de alto nível em numerosas questões;
• Supervisiona a copa e assegura que os insumos necessários estejam sempre disponíveis em coordenação com a administração e as assistentes;
• Faz a supervisão do inventário da cozinha;
• Controla os contratos de telefone e o mapa mensal de atribuição de créditos;
• Faz a Gestão de gastos fixos (água da FIPAG e água para consumo, luz, telefone incluindo contrato de jardinagem e prestação de serviços de taxi);
• Assegurar todas as medidas de prevenção da COVID 19 no escritório.

Procurement

• Mantém a base de dados dos fornecedores actualizada,
• Faz tracking de requisição desde a submissão até ao pagamento.
• Verifica as requisições.
• Recebe, revê e regista as requisições.
• Garante a submissão atempada de processos ao pagamento.
• Apoia a elaborar processos de Micro compras;
• Apoia na preparação de Ordens de Compra/Serviços;
• Apoia na recepção de Material, e armazenamento;
• Faz gestão do economato.

Outros

• Elaboração de processos de combustível;
• Revisão e manutenção de motorizadas;
• Gestão do activo fixo;
• Executa qualquer outra função atribuídas pelo Oficial de Procurement.

Requisitos Básicos

• Formação técnica em gestão de empresas/ Contabilidade ou equivalente;
• Pelo menos cinco (5) anos de experiência trabalhando no departamento de administração de uma organização;
• Qualidades pessoais incluem integridade inatacável, paciência, tacto, juízo maduro, habilidades de negociação e comunicação interpessoal;
• Deve demonstrar o domínio de conhecimentos de informática em Excel;
• Capacidade de comunicação em Português verbal e escrito.

Marcado como: PATHFINDER