Objectivo do cargo:
Estabelecer e implementar um padrão de funcionamento de qualidade do Escritório e assegurar que todas as instalações do mesmo e as infraestruturas relacionadas estão em conformidade com este conjunto de normas e de especificações de qualidade, são inspeccionadas, mantidas e actualizadas para assegurar a conformidade legal, os ambientes de trabalho seguros e a disponibilidade contínua dos mesmos, de modo a permitir o desempenho funcional.
Ser responsável pelo funcionamento diário dos serviços administrativos do escritório de Maputo para para o fornecimento de consumíveis e serviços gerais de escritório.
Ser responsável pela gestão dos Acordos de Nível de Serviço (SLA) dos prestadores de serviços necessários para o funcionamento geral do escritório.
Responsável por assegurar que as necessidades dos clientes internos e externos são satisfeitas de forma segura e consistente.
Ser responsável pela gestão do departamento de transportes.
Possuir excelentes capacidades organizacionais, experiência de trabalho num ambiente de ritmo acelerado e ter a capacidade de definir prioridades e gerir com sucesso múltiplas tarefas são as características que este funcionário deve ter.
Resultados esperados: Funcionais
- É responsável pelos controlos adequados do inventário administrativo para gerir os processos administrativos do escritório
- Assegura a gestão do stock de consumíveis de escritório e estabelece níveis de reordenamento.
- Assegura a implementação de estratégias de gestão de instalações (consumíveis ou papelaria, salas de conferência e equipamento audiovisual, sistema de sonorização, sistema de detecção de gases e incêndio, sistema de controlo de acesso, higiene, bebidas e/ou refeições ligeiras, atribuição de parques de estacionamento, gestão de veículos da empresa alocados ao escritório de Maputo e gestão da frota de viaturas).
- Assegura que os processos são continuamente melhorados para garantir uma óptima prestação de serviços e gestão de custos.
- É responsável por assegurar e gerir o transporte, assegurar condições dignas de estrada e quaisquer outros requisitos.
- É responsável pela gestão dos Acordos de Nível de Serviço (SLAs) com os prestadores de serviços. Acompanha a execução de trabalho dos prestadores de serviços e assegura que o âmbito de aplicação é compreendido e entregue em conformidade.
- Desafia os prestadores de serviços em relação aos prazo, ao orçamento, ao âmbito de aplicação, à qualidade ou às normas de segurança para assegurar que o escritório não receba trabalho inferior, trabalho dispendioso, trabalho atrasado ou trabalho executado sem segurança. Verifica todos os custos dos prestadores de serviços e assegura que estes estão alinhados com o acordo contratual.
- Gere o seu próprio orçamento e a sua central de custos.
- Sugere e implementa iniciativas de redução de custos.
- Gere as viagens desafiantes, o cronograma e o programa das reuniões, utilizando competências de priorização e um elevado nível de refinamento interpessoal. Está disponível para viajar, conforme necessário.
- Elabora actas precisas das reuniões.
- Assume as responsabilidades pelo desempenho pessoal, pela melhoria e pelo desenvolvimento de competências.
- Tem um nível significativo de interface com intervenientes internos e externos. Gere os interesses das partes interessadas, através da resolução eficaz de problemas e de um rápido feedback, quando necessário.
- Mantém e desenvolve uma rede de relações mutuamente benéficas dentro do escritório e da rede externa de empreiteiros e prestadores de serviços.
- Estabelece ligações entre as funções do escritório para determinar as necessidades de instalações a curto/médio prazo.
- Fornece feedback às principais partes interessadas, conforme apropriado.
- Inicia, partilha e implementa novas ideias para melhorar o desempenho e o valor acrescentado.
- Aplica continuamente novas ideias/métodos de trabalho para melhorar os resultados.
- Representa o escritório no comité de Segurança, Saúde e Ambiente (SHE) do mesmo.
Dimensão do Cargo
É capaz de gerir mais de 100 postos de trabalho em 3 pisos diferentes, até uma frota de 10 veículos e mais de 10 empreiteiros.
Habilitações Mínimas e Requisitos de Experiência:
- Grau Universitário de Licenciatura adequado com um mínimo de 6 anos de experiência
- Experiência anterior como Gestor de Escritório. Ter experiência como Chefe de Equipa é desejável.
- Conhecimentos avançados de informática e de ferramentas do Microsoft Office – Outlook, Word, Excel e PowerPoint, a fim de manter apresentações, registos, folhas de cálculo e bases de dados.
- Excelentes competências interpessoais de comunicação oral e escrita.
- Fluente em Português e em Inglês, tanto falado, como escrito.
- Boa capacidade de organização, de análise e de resolução de problemas.
- Experiência e habilidade em lidar com a gestão de frotas.
- Sentido de prioridade. Deve ser capaz de trabalhar dentro dos prazos e executar num ambiente de ritmo acelerado. Deve ser capaz de gerir múltiplos projectos de alto perfil ao mesmo tempo e ser flexível para trabalhar durante horas prolongadas.
As seguintes competências serão fundamentais para o cargo:
- Superior atenção aos detalhes e capaz de realizar multi-tarefas e de mudar rapidamente as prioridades;
- Forte sentido de prioridade e de eficiência na conclusão do trabalho;
- Competência exemplar de gestão do tempo e de definição de prioridades;
- Deve ser capaz de manter a compostura sob pressão e gerir situações imprevistas;
- Excelente capacidade de discernimento, de resolução de problemas e de tomada de decisões;
- Profissional em todos os momentos;
- Competências informáticas avançadas em relação ao Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint), SAP, SharePoint e Livelink.
Habilidades Pessoais:
- Visão de Negócios;
- Promove o trabalho de equipa e a colaboração;
- Modelos de referência focados no cliente;
- Constrói parcerias;
- Desenvolve auto-confiança
- Alcança objectivos pessoais e de trabalho;
- Adapta-se e responde às mudanças;
- Lida com pressões e contratempos;
- Resiliência e eficácia pessoal.
Processo de candidatura
A Candidatura deve ser feita através do site oficial da CCL Global clicando no botão “Candidatar-se” abaixo/ao lado antes da data de validade.
Local: Maputo