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Vaga Para Assistente de Operações (m/f)

Postado a 1 mês atrás

Descrição da Vaga

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O ICAP-Moçambique, uma Organização não-governamental que apoia a implementação do Plano Estratégico Nacional para o combate às ITS/HIV/SIDA em Moçambique em parceria com o Ministério da Saúde, pretende recrutar (1) Um profissional para ocupar a posição de Assistente de Operações Para o Projecto INSIDA.

 

Tipo de Contracto: Prestação de Serviços

 

Resumo da Posição

A Assistente de Operações, será responsável pela coordenação dos pagamentos e preparação de perdim para o pessoal do ICAP do Projecto INSIDA, Incluindo os relatórios das despesas efectuadas, organizar os processos para pagamento, arquivo de documentos , assegurar o funcionamento pleno do departamento de Operações, na implementação das actividades a nivel central e provincial no Projecto INSIDA, além de outros aspectos relacionado ao departamento de logistica.

Irá Tambem garantir Viagens e Formações, providenciar apoio no planeamento de viagens de parceiros e apoio aos Programas e Administração, na implementação do Projecto PHIA.

 

Principais responsabilidades:

  • Apoia o Gestor de Operações na actualização do plano de actividades semanal (viagens e Perdim)
  • Prepara os processos de pagamento de facturas relacionadas com acomodação, e viagens para revisão do Gestor de Operações.
  • Responsável pela preparação de documentos e materiais para formações em coordenação com o pessoal técnico;
  • Efectuar chamadas telefónicas e registo de chamadas efectuadas para o pessoal de apoio do programa, parceiros e participantes em formação;
  • Coordenar com o pessoal Financeiro os calculos dos pagamentos relacionados a perdiem, transporte e custos ligados a conferências, formações, materiais e estudos;.
  • Contactar os serviços/ fornecedores para efectuar pagamentos para verificar se os pagamentos foram efectuados;
  • Analisar e submeter as financas, os documentos financeiros tais como facturas, recibos, relatórios de despesas efectuadas e outros documentos tais como ordens de compra por forma a assegurar a plenitude, exactidão, fiabilidade e validade dos dados financeiros;
  • Auxiliar na preparação de workshpos, conferências, reuniões e contactos aos participantes de formações, em apoio a logística;
  • Atendimento as visitas;
  • Colocação do mesmo material e documentos nos locais de formação;
  • Auxiliar na obtenção de assinaturas na lista de presença de participantes;
  • Auxiliar os serviços de reprodução de cópias de documentos e material de formação
  • Lançar diariamente as saídas de material para formações e actualizar periodicamente o stock do mesmo.
  • Presta assistência na monitoria e reconciliação regular das despesas de viagem e das despesas inerentes aos projectos relativos aos adiantamentos individuais
  • Prepara planilhas para pagamento de despesas e perdiem de viagens, formações e Auxiliar no pagamento de perdiems, quando necessário e submeter ao gestor de Operações;
  • Estar disposto a assumir responsabilidades extras a fim de alcançar as metas / objetivos estabelecidos pela organização

 

Habilitações literárias

Ensino Médio em Gestão, Administração, ou áreas afins

 

Experiência, habilidades e qualificações mínimas

  • Mínimo de 3 anos de experiência relevante em Administração, ou finanças numa ONG ou empresa privada.
  • Proficiência em Microsoft Office, especialmente o Excel;
  • Fluência verbal e escrita em Português;
  • Proficiência em Microsoft Office na óptica do utilizado
  • Capacidade de identificação de necessidades e de planificação;
  • Habilidades de comunicação, coordenação e trabalho em equipa;
  • Capacidade para trabalhar com autonomia e responsabilidade;
  • Habilidade para realizar múltiplas tarefas e gerir efectivamente
  • Auto-motivação

 

REQUISITOS DE VIAGEM

Viagens domésticas em caso de Necessidades.

 

Processo de candidatura

Os interessados devem submeter as suas candidaturas com o título Assistente de Operações na linha do assunto através do endereço de e-mail: ICAP-Jobs-Mozambique@cumc.columbia.edu até o dia 14 de Maio de 2021. Desencorajamos submissão de candidaturas que não reúnam requisitos .

 

Local: Maputo

Validade: 14 de Maio de 2021

Apenas os candidatos que reunirem os requisitos necessários serão contactados.

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