Estagiario/a de administração

OBJECTIVO DA POSIÇÃO

Prestar apoio administrativo eficaz e profissional, que responda devidamente aos serviços solicitados, incluindo a reserva de hoteis, conservação dos bens do escritório, contribuição para a optimização dos processos operacionais, em estreita observância das normas e regulamentos da Helen Keller e dar suporte em todos assuntos administrativos inerentes ao trabalho de recepcionista e realizar tarefas gerais de secretariado.

Responsabilidades

Área Administrativa

• Receber e encaminhar toda a documentação relacionada com correspondências, facturas e despesas de trabalhadores etc
• Garantir a boa apresentação do escritório
• Receber  e direcionar todas e quaisquer preocupações relativas ao escritório no geral
• Receber e encaminhar visitas
• Auxiliar no arquivo adequado de toda a documentação do escritório
• Solicitar cotações e propostas conforme solicitado
• Apoiar na reserva de hoteis para visitas
• Auxiliar na elaboração de acordos de prestação de serviços para aprovação.
• Auxiliar na preparação de processos  para o pagamento   de provedores de serviço e  apoiar no controlo dos pagamentos
• Auxiliar no controlo de datas de renovação  de licenças, locação etc
• Auxiliar na  requisição e aquisição de todos os consumíveis do escritório no geral e garantir a gestão adequada de qualquer estoque da Helen Keller Int.
• Auxiliar no desenvolvimento e manutenção de uma base de dados de fornecedores (vendedores) da HKI – Tete .
• Preparar e/ou receber, os pedidos de pagamentos e apoiar efectuando a primeira verificação com vista a assegurar a conformidade com os requisitos de pagamento se necessessário e assegurar que estes estejam devidamente assinados e revistos por RH e ou Finanças e pelo Director;
• Participar e auxiliar no planeamento e organização de qualquer evento da HKI- Tete
• Apoiar no agendamento, participar em reuniões e auxiliar na elaboração de das respectivas actas
• Apoiar na organização de viagens dos colaboradores;
• Manter uma lista de contactos da HKI – Tete

Gestão de Propriedades e Escritórios

• Auxiliar na  inspecção da propriedade, e identificar locais com necessidade de reparação e manutenção
• Auxiliar na organização dos documentos necessários para o pagamento pontual de todos os alugueis e contas de serviços públicos.
• Auxiliar na manutenção da apresentação do escritório (interior e exterior)
• Auxiliar em quaisquer problemas de segurança a serem abordados e de maneira oportuna.

Qualificações Académicas

• Licenciatura em Administração/Gestão de Empresas,  Administração Publica ou qualquer  área afim

Experiências e Competencias

• Experiência como assistente administrativo constitui vantagem
• Conhecimento de procedimentos de gestão de escritório
• Conhecimento prático de equipamentos de escritório, como impressoras, scan etc
• Proficiência em MS Office (MS Excel e MS PowerPoint)
• Excelentes habilidades de gestão de tempo e capacidade de priorizar o trabalho
• Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita

Como se candidatar

Os candidatos interessados deverão enviar os seus CVs e carta de motivação para o Email: MZ-Recruitment@hki.org . Deverão portanto indicar no Assunto a  posição a que se candidatam. O prazo para submissão de candidaturas é  20 de Agosto de 2024

Marcado como: Helen Keller International