A UNESCO recruta Oficial Nacional Associado de Administração (m/f)

DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES DO POSTO

O(a) Oficial Nacional Associado de Administração é responsável por prestar uma variedade de serviços operacionais ao Escritório da UNESCO em Maputo, nas áreas de administração geral, orçamento, finanças, recursos humanos, logística, instalações e questões de segurança no âmbito do Escritório Nacional.

Reporta diretamente ao(a) Chefe do Escritório, com uma linha funcional de reporte ao(à) Diretor(a)-Geral Adjunto(a) para Administração e Gestão (ADG/ADM), ou ao seu representante no Escritório Regional. Em matérias de controlo financeiro interno, recebe autoridade delegada do(a) Diretor(a) Financeiro(a) como responsável pela certificação.

Receberá orientações e instruções de política do Gabinete de Gestão Financeira, da Gestão de Recursos Humanos, da Divisão de Operações, da Secção de Segurança e Proteção, e dos Diretores-Gerais Adjuntos dos Setores de Programa relativamente às suas áreas de responsabilidade.

ADMINISTRAÇÃO GERAL

• Apoiar o(a) Chefe do Escritório na tomada de decisões relacionadas com matérias administrativas, fornecendo informação regular, atualizações, análises, conclusões de revisões e orientações relativas a orçamento, finanças, recursos humanos, logística, instalações e segurança.
• Analisar os requisitos operacionais e práticas do Escritório Nacional, formulando recomendações para apoiar o(a) Chefe do Escritório e os(as) especialistas de programa na implementação de soluções eficazes que beneficiem a execução dos programas.
• Supervisionar o trabalho da equipa da Unidade Administrativa, prestando orientação operacional e assegurando a correta aplicação das regras, regulamentos e procedimentos.
• Supervisionar a manutenção de inventário adequado, arquivos e sistemas de registo. Participar no OMT para se manter atualizado(a) sobre assuntos administrativos, incluindo orçamento, finanças, logística, recursos humanos, instalações e segurança no local de trabalho.
• Articular com as Unidades e Serviços competentes no Setor de Administração e Gestão sobre questões de harmonização operacional local das Nações Unidas, alinhamento e serviços conjuntos, solicitando aprovação nos casos que envolvam interpretação ou desvio das regras e procedimentos em vigor da UNESCO.

 

FINANÇAS E ORÇAMENTO

• Apoiar o(a) Chefe do Escritório ou seu representante na preparação do orçamento (documentos C/5 recorrentes e planos de trabalho associados, programas extrabudgetais e respetivos projetos) e fornecer toda a informação necessária.
• Aprovar/certificar desembolsos até ao nível autorizado.
• Garantir que os recursos e despesas do Escritório Nacional estão devidamente contabilizados e que os sistemas de controlo interno são corretamente implementados.
• Participar no acompanhamento da execução do Orçamento Regular e de recursos extrabudgetais, fornecendo análises, informação técnica, conclusões e recomendações para facilitar revisões e realocações atempadas de recursos.
• Preparar, analisar e avaliar informações de registos financeiros, disponibilizando dados sobre a execução orçamental ao(à) Chefe do Escritório ou a especialistas de programas. Elaborar relatórios regulares sobre programas, projetos e contas do escritório, bem como relatórios especiais quando necessário.
• Prestar esclarecimentos e orientação à equipa do escritório sobre a aplicação das regras financeiras, regulamentos e procedimentos. Manter contacto com colegas em funções semelhantes noutros escritórios e nos serviços administrativos para obter apoio e interpretações em matérias complexas ou pontuais.
• Assegurar que as ações financeiras estão em conformidade com a legislação local e regulamentos bancários, bem como com as políticas da UNESCO, garantindo eficiência.

RECURSOS HUMANOS

• Apoiar no processamento de ações de pessoal (recrutamento, extensões, conversões de contratos, atualização de descrições de funções). Analisar casos individuais e formular recomendações.
• Manter atualizado o organograma do Escritório e as listas do pessoal e seus dependentes.
• Interpretar e aplicar as regras, regulamentos e políticas de recursos humanos da organização.
• Responder a questões rotineiras do pessoal sobre direitos, deveres, condições de serviço e procedimentos administrativos, encaminhando, quando necessário, para a equipa competente de RH (incluindo o HR Business Partner do Escritório Regional, se aplicável).
• Administrar as questões diárias de RH no Escritório, assegurando acompanhamento adequado e atempado junto dos Setores de Programa, PAX e das secções de RHM.
• Supervisionar o registo e atualização atempados de dados nos sistemas de informação de gestão de recursos humanos e facilitar formações relacionadas sempre que necessário.

LOGÍSTICA, GESTÃO DE BENS E SEGURANÇA

• Monitorizar a manutenção e funcionamento das instalações técnicas e infraestruturas, garantindo um ambiente de trabalho seguro: rede local eficaz, estações de trabalho, impressoras, fotocopiadoras, comunicações, viaturas, etc.
• Coordenar a manutenção adequada de equipamentos, mobiliário e veículos, assegurando a proteção dos bens da organização.
• Garantir cobertura de seguros apropriada para instalações, veículos e equipamentos, renovando-os atempadamente.
• Manter contacto com as autoridades do país anfitrião em questões logísticas, de acordo com o Acordo de Sede.
• Apoiar o(a) Chefe do Escritório ou seu representante na negociação de contratos de arrendamento, quando aplicável.
• Apoiar o planeamento de aquisições para ações contratuais definidas, com precedentes existentes e limitadas ao mercado nacional; assegurar o seguimento pós-adjudicação e conformidade das entregas com especificações contratuais.
• Atuar como ponto focal para segurança e proteção do pessoal da UNESCO, apoiando o(a) Chefe do Escritório na aplicação das políticas, procedimentos e normas de segurança comuns das Nações Unidas, bem como no acompanhamento das recomendações do UNDSS.
• Assegurar o cumprimento das exigências de segurança em viagens e monitorizar a conclusão das formações obrigatórias nesta área.

COMPETÊNCIAS (Nucleares / de Gestão)

• Comunicação
• Responsabilidade
• Inovação
• Partilha de conhecimento e melhoria contínua
• Planeamento e organização
• Orientação para resultados
• Trabalho em equipa
• Profissionalismo

 

BENEFÍCIOS E REGALIAS

O pacote remuneratório da UNESCO inclui um salário base e outros benefícios que podem abranger, se aplicável: 30 dias de férias anuais, subsídio familiar, seguro de saúde, regime de pensões, entre outros.

O salário anual inicial aproximado para este posto é de 41.125 USD.

Validade: 22 de Setembro de 2025

Marcado como: UNESCO